Een overvolle mailbox, iedereen weet hoe veel stress dat geeft. Buiten werktijd mailtjes beantwoorden is de normaalste zaak van de wereld geworden. Steeds vaker wordt ook WhatsApp gebruikt om te mailen. Ideaal, vanaf de telefoon toch nog even snel een berichtje sturen over wat er eigenlijk vandaag nog moest gebeuren. Iedereen heeft 24/7 de telefoon bij de hand. Maar is dit wel zo ideaal? Robert Weij van PluhZ houdt zich al jaren bezig met edrijfsmatig appen. Hij heeft de oplossing bedacht om dit probleem simpel en praktisch op te lossen. Ieder bedrijf kan dit regelen voor zijn medewerkers.

Druk
Dat we van te veel werk en data meer stress krijgen, weten we allemaal. Recent onderzoek
van de universiteit van Californië Irving wijst uit dat druk e-mailverkeer leidt tot een
voortdurende staat van alertheid en een versneld hartritme, wat het gevoel van stress kan
opwekken. Het is dan ook niet vreemd dat het openen van een inbox vol met ongelezen emails direct stress oplevert.

In Duitsland, Frankrijk en België maken werkgevers en werknemers afspraken over
mailverkeer, bijvoorbeeld niet meer na zessen mailtjes sturen. Demissionair vicepremier en
minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Lodewijk Asscher heeft kortgeleden
gewezen op de problematiek die ontstaat door de continue bereikbaarheid van werknemers
en de gezondheidsproblemen die dat veroorzaakt.
Maar naast mailen is er nu ook WhatsApp. Kleine korte berichtjes worden nog makkelijker
verstuurd, niet alleen privé maar ook voor het werk. Er zijn zelfs ‘werkgroep-apps’.
Groepsgesprekken waarin alle berichten bij iedereen binnenkomen en ook allemaal in onze
vrije tijd. Hebben we nog wel tijd voor onszelf of zijn we op deze manier continu met werk
bezig? Daarnaast gebruiken steeds meer bedrijven WhatsApp om te communiceren met hun klanten.

“Bedrijven gaan over op appen omdat het sneller en eenvoudiger is’’ aldus Weij. ’Wij
houden ons al sinds jaar en dag bezig met vernieuwende communicatie. We zien dat privé
en werk verstrengeld raken als er over de WhatsApp wordt gecommuniceerd. Daarbij komt
nog extra stress, met de leesbevestiging van WhatsApp: het blauwe vinkje. Dit
controlesysteem ervaren wij als extra stressfactor.’

Ook hekelt Weij de groepsgesprekken. “Als er een vraag in de app wordt geschreven voor
één of meer werknemers en de anderen krijgen dat bericht ook binnen, kost dit iedereen
alleen maar energie.“

Telefooncentrale van 1854
Omdat we het mailen en appen niet kunnen, maar ook niet willen uitbannen is het noodzaak na te denken hoe en wie je vragen beantwoordt en behandelt. Uit onze ervaring is gebleken dat het belangrijk is dat het juiste bericht bij de juiste persoon komt, zonder dat iedereen de vraag hoeft te zien. De juiste persoon is de persoon die de vraag kan beantwoorden en beschikbaar is. En dat hoeft niet telkens dezelfde persoon te zijn. Dat kan je slim organiseren.

Het gaat dus niet om het afschaffen van een online chatmiddel, maar om hoe je het
gebruikt. Hoe mooi zou het zijn als er alleen nog maar vragen binnenkomen bij iemand die
specifiek alles van het onderwerp afweet? En die vraag alleen toegewezen krijgt als deze
persoon ook beschikbaar is.
Het is belangrijk om doelmatiger te communiceren, zodat het minder stress en energie kost. Zo lanceerde Robert Weij na jarenlang testen zijn eigen app: PluhZ. ‘We denken nu echt te weten wat nodig is: een gebruiksvriendelijke app waarin mensen op basis van
beschikbaarheid vragen beantwoorden en kunnen chatten in een beveiligde omgeving. Een
frontoffice (vervanging van de telefooncentrale uit 1854) beoordeelt de vraag en verbindt de vraag door naar de juiste persoon. Zo krijgt iedere persoon alleen vragen over het
onderwerp waarin hij/zij gespecialiseerd is en beschikbaar voor is.’. Eigenlijk hebben we de
oude telefooncentrale uit 1854 weer nieuw leven ingeblazen.

PluhZ heeft dus een oplossing om klantvriendelijk en gestructureerd om te gaan met
werknemers en klanten, zonder dat het extra tijd kost. Dat we inmiddels gewend zijn aan het werk mee naar huis te nemen is onvermijdelijk. Maar met een beter proces op basis van de oude telefooncentrale zorg je dat elke vraag bij de juiste beschikbare persoon terecht komt. Zo kan je aan het begin van de werkdag bij het openen van je mail direct beginnen met waar je echt goed in bent. En hoef je niet bang te zijn tijdens je vakantie gestoord te worden.

DELEN
Vorig artikelApp Review: MDlinking
Volgend artikelApp Review: PalliArts
Mobile Doctors gelooft dat we samen de kwaliteit van de zorg kunnen verbeteren. Dit doen we door een plek te creëren waar zorgvernieuwers elkaar kunnen inspireren om praktische digitale toepassingen te beoordelen, te implementeren, verder te ontwikkelen en kennis rond deze innovaties met elkaar te delen.