In Nederland weet elk ziekenhuis wat VIPP is. VIPP staat niet voor Very Important Person. Nee, VIPP is ontwikkeld door de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen in samenwerking met VWS. VIPP staat voor Versnellings-programma Informatie-uitwisseling Patiënt en Professional. Het VIPP-programma stimuleert ziekenhuizen, revalidatiecentra en categorale instellingen drie jaar lang om extra stappen te zetten om de patiënt toegang te geven tot de eigen medische gegevens (VIPP). Het gaat bij VIPP om digitale toegang, via internet. Het moet voor de patiënt een stuk gemakkelijker worden om informatie van het ziekenhuis te raadplegen. Denk aan lab- of andere onderzoeksuitslagen, specialistenbrieven en medicatiegegevens.

Wat te doen met €1 miljoen?

Vanuit de overheid is een bedrag van €105 miljoen gereserveerd voor VIPP fase 1 (ziekenhuizen) en €32,5 miljoen voor fase 2 (MSZ). Dat is voor u, voor mij en voor ziekenhuizen veel geld. De ziekenhuizen hebben zich in 2017 dan ook massaal (67) ingeschreven voor het VIPP-programma (academisch centra mogen niet meedoen).

Een individueel ziekenhuis kan een subsidiebedrag ontvangen dat kan oplopen tot €1 miljoen. De voorschotten worden inmiddels uitgekeerd. “Krijgen” ziekenhuizen dit geld zomaar? Nee zeker niet, in de Staatscourant is in detail na te lezen welke doelstellingen ziekenhuizen moeten realiseren. Er is door VWS bewust gekozen voor een regeling gebaseerd op output-financiering, de financiering is gebaseerd op het gebruik in de praktijk, daar zijn doelen aan gekoppeld. Er zijn doelstellingen geformuleerd op het gebied van A. Patient & Informatie en B. Patiënt & Medicatie.

Mits goed uitgevoerd is er met VIPP veel te winnen. Echter er is ook zeker veel te verliezen. Voldoet uw ziekenhuis uiteindelijk niet aan de normen dan dienen de in 2017, 2018 en 2019 (te) ontvangen bedragen gewoon terug te worden gestort. Het zal duidelijk zijn dat u daar als ziekenhuis(bestuurder) niet op zit te wachten. Wij hebben ons als WeDoTrust de afgelopen maanden samen met onze klanten verdiept in alle voorwaarden van VIPP. In vertrouwen heeft een aantal klanten ons de opdracht gegeven de VIPP Eindtoets uit te voeren. Trots zijn wij dan ook dat WeDoTrust de afgelopen week als eerste in Nederland een VIPP Eindtoets heeft afgerond en gerapporteerd. Het daadwerkelijk uitvoeren van de Eindtoets heeft ons verder op scherp gezet. In deze blog bespreek ik de drie grootste valkuilen waarin u als ziekenhuis(bestuurder) kunt vallen.

Valkuil 1: Technisch implementeren
‘portaal’ van EPD leverancier

Ziekenhuizen in Nederland hebben op dit moment sterk de neiging om VIPP als een technisch project aan te vliegen. Er wordt een VIPP-projectmanager aangesteld. Deze VIPP-projectmanager komt vaak uit de IT-organisatie of wordt extern ingehuurd. De standaard “reflex” van de technische VIPP-projectmanager is een PID op te stellen om vervolgens over te gaan tot de aanschaf en implementatie van de “portaal-module’” van de leverancier die het EPD heeft geleverd aan het ziekenhuis.

Het voorgaande lijkt een volstrekt logische stap en de enige juiste keuze. Echter als je dit vergelijkt met andere industrieën dan is de zorg verre van logisch bezig. Coolblue, Wehkamp, ING, KLM, Uber, AirBNB of welk ander bedrijf dan ook maken gebruik van “portalen” die iteratief en agile zijn ontwikkeld vanuit de wens en het gemak van de consument. Deze bedrijven doen alles, maar dan ook echt alles om het “portaal” simpel te houden en ons als consument te verleiden. Dit om ons vervolgens zo lang als mogelijk “vrijwillig online gevangen” te houden. Bedrijven die de kunst van het verleiden niet onder de knie krijgen verliezen massaal klanten.

De ‘’winners’’ van vandaag en morgen werken altijd van buiten naar binnen.

Geen van de eerder genoemde bedrijven heeft ooit overwogen een ‘’consumenten portaal’’ op te zetten vanuit het basis backoffice-systeem dat primair dient voor interne werknemers ter ondersteuning van de interne bedrijfsprocessen. In de zorg gebeurt dit massaal. De meeste patiëntenportalen worden opgezet vanuit het bestaande EPD-product dat primair is ontworpen voor de (zorg)professionals en de interne processen in het ziekenhuis. Ze zijn niet iteratief ontwikkeld en ingericht voor, door en met patiënten. Dat maakt de patiënten portalen in 2017 ten opzichte van wat wij als consument gewend zijn vanuit andere industrieën statisch, beperkt gebruikersvriendelijk, ‘’mager’’ qua functionaliteit en (nog) zeker niet persoonlijk. Ziekenhuizen werken veelal technisch van binnen naar buiten.

Is dit een verwijt aan de EPD-leveranciers en de VIPP-projectleiders. Nee zeker niet. De roep om patiënten portalen is nog maar van zeer recente aard en het wordt de IT-leveranciers, de ziekenhuizen en VIPP-projectleiders ook niet gemakkelijk gemaakt. Stelt u zich het volgende eens voor:

Hoe “cool” zal Coolblue nog zijn als klanten uitsluitend toegang kunnen krijgen via DigiD met SMS-verificatie.

Het antwoord laat zich raden. Cool of niet cool, in de zorg moet er gewoon veilig en zorgvuldig worden gewerkt. Zo moet er in de medische staf worden gesproken over welke data en op welke manier via het patiënten portaal beschikbaar te stellen. Keuzes moeten worden gemaakt om wel/geen vertraging in te bouwen in het online beschikbaar stellen van bijvoorbeeld labuitslagen. Keuzes dienen te worden gemaakt of en hoe patiënten online afspraken te laten maken.

Mijn eerste boodschap is: Hoe logisch het voorgaande ook is, waak ervoor uw VIPP-programma technisch in te steken. Ziekenhuizen die dat doen krijgen moeite om de doelstellingen te halen die VIPP stelt aan de mate van het gebruik van het portaal door patiënten. Wat mij betreft, erger dan het niet halen van de gebruikspercentages en het terug moeten betalen van de subsidie, is dat met een technische aanpak ziekenhuizen hun rol in de regio / keten uit het oog dreigen te verliezen. Een technische aanpak staat gelijk aan een solistische aanpak. Daarmee werkt u als ziekenhuis (on)bewust mee aan het verspreiden van een ‘’ziekte’’ die ik mijn eerdere blog over het Virtuele Ziekenhuis “Portalitis” heb genoemd (Blog VZ). Bij portalitis bouwt elke zorgaanbieder een eigen “digitale voordeur”. Patiënten worden opgescheept met: MijnZiekenhuis.nl, MijnHuisarts.nl, MijnFysio.nl, MijnAndereZiekenhuis.nl, MijnApotheek.nl, MijnZorgVanuitDeGemeente.nl, MijnThuiszorg.nl en MijnIkHebGeenOverzichtMeer.nl.

Wij moeten er met zijn allen in 2018 voor waken dat deze ziekte mede door VIPP in Nederland uit gaat groeien tot een epidemie.

“Portalitis” is niet dodelijk maar veroorzaakt enorme “jeuk” bij de patiënt en zorgprofessional.

Ook is er meer op de markt dan u denkt en de software is slechts deel van de oplossing. Betrek vanaf dag 1 uw patiënten en vergeet zeker de zorgprofessionals niet. Dit gaat u echt helpen in het realiseren van de VIPP-doelstellingen. Mocht u twijfelen of uw VIPP-project te technisch is ingestoken dan is het wellicht nuttig de ”30 seconden test” uit te voeren die te vinden is aan het einde van deze blog. Als 2 of meer antwoorden op uw ziekenhuis van toepassing zijn dan bent u (te) technisch bezig en dient u in 2018 en 2019 echt iets te veranderen.

Valkuil 2: Uw EPD leverancier zorgt voor VIPP

Een tweede valkuil is dat u als ziekenhuis(bestuurder) VIPP benadert als een programma/subsidie dat enkel en alleen gericht is op uw kern EPD en het bijbehorend patiëntenportaal. Ook dient u niet in de valkuil te stappen dat VIPP wordt opgelost door uw EPD leverancier. Dat is zeker niet het geval.

Alle informatie die onderdeel uitmaakt van de Basis Gegevensset Zorg (BGZ) en die u binnen uw ziekenhuis vastlegt moet u volgens de VIPP-normen delen met uw patiënten. Immers het VIPP programma is erop gericht om informatie met patiënten te delen. VIPP staat daarnaast ook voor het invoeren van een aantal standaarden, waarvan de Basis Gegevensset Zorg (BGZ) uit het programma registratie aan de bron erg belangrijk is. Het is geen eenvoudige stap om daar geheel aan te voldoen. De kans is groot dat er binnen uw ziekenhuis meerdere “EPD’s” operationeel zijn naast het kern EPD. Deze dient u ook mee te nemen om te voldoen aan VIPP. Denk bijvoorbeeld voor specifieke patiëntengroepen zoals dialyse patiënten. Tevens worden er elementen van de BGZ vastgelegd in lab-systemen of is er bijvoorbeeld sprake van meerdere registraties van implantaten die niet in uw (kern) EPD staan. VIPP gaat in tegenstelling tot wat soms wordt gedacht bij veel ziekenhuizen veel verder dan het (kern) EPD en het portaal.

Mijn tweede boodschap is: Zorg ervoor dat uw VIPP-programma echt uitgaat van alle registraties ten behoeve van de patiënt. Het volstaat daarbij niet om een offerte op te vragen bij uw EPD-leverancier en vervolgens te wachten tot deze leverancier betreffende updates en de gecontracteerde activiteiten doorvoert. Mocht u begin 2018 binnen uw VIPP-project nog geen rekening hebben gehouden met het voorgaande dan dient u nog veel werk te verzetten en begint de situatie zorgelijk te worden als u gaat voor de realisatie van module A1 medio 2018.

Valkuil 3: Te laat starten met de VIPP-eindtoets

In het “Besluit vaststelling beleidskader subsidiëring VIPP” is opgenomen dat ziekenhuizen alleen in aanmerking komen voor subsidie als zij bepaalde doelstellingen gerealiseerd hebben en dit kunnen aantonen middels een extern uitgevoerde toets door een IT Auditor (RE). De meeste ziekenhuisbestuurders zijn nog niet bezig met het contracteren van de IT auditor en de voorbereiding op de VIPP-eindtoets. Het woord Eindtoets is erg misleidend. Er wordt gedacht dat hier nog ruim de tijd voor is (31 december 2019). De realiteit is dat de VIPP Eindtoets voor A1 en B1 uiterlijk 1 juli 2018 moeten zijn opgestart.

Begin gisteren met de voorbereidingen op de uitvoering van de VIPP-toets.

Mijn derde boodschap is: Uitstel van het voorbereiden op de toets is zeer onverstandig en kan u veel geld gaan kosten. U dient testpatiënt casussen op te stellen die ingevoerd moeten worden in een test omgeving die de productieomgeving zo goed als mogelijk benadert. Dit vereist dat er vooraf met de IT auditor overeenstemming is over de eisen aan de productieomgeving en de dataset met testpatiënten. De IT auditor oordeelt onder meer op basis van beschikbare documenten en procesbeschrijvingen. Dit vereist dat er vooraf met de IT auditor overeenstemming is over hoe de processen zijn of worden vastgelegd. Het is de verantwoordelijkheid van het management van het ziekenhuis dat er deugdelijke rapporten beschikbaar zijn, die gebaseerd zijn op betrouwbare gegevens, documentatie, observaties of andere werkzaamheden ter onderbouwing van de rapportages. Dit vereist dat er vooraf met de IT auditor overeenstemming is over hoe het management aantoont dat de rapporten deugdelijk zijn. De IT auditor heeft ruimte in zijn beoordeling. Van belang om daarover snel in gesprek te gaan.

Conclusie: Hoe die €1 miljoen behouden?

Nogmaals, VIPP staat voor “Versnelling Informatie-uitwisseling tussen Patiënt en Professional”. Dat VIPP versnelt staat voor mij vast. Ziekenhuizen hebben nog nooit zo hard gewerkt aan het bouwen van “patiëntportalen”. Of dit gaat leiden tot een versnelling van informatie-uitwisseling is voor mij nog een vraag (zie de 3 valkuilen). De combinatie van geld en techniek gaat zeker niet leiden tot versnelling van informatie-uitwisseling. Het hoogst haalbare met techniek en geld is een versnelling van gegevensuitwisseling.

Doop uw VIPP-programma om in het Very Important Patient and Professional-programma.

Als u uw VIPP-programma omdoopt in het Very Important Patient and Professional-programma dan gloort er hoop aan de horizon. Ziekenhuizen die VIPP vanaf de start uitvoeren met dit uitgangspunt in gedachten, zich tijdig en goed voorbereiden op de eindtoets en daarbij ook nog actief de samenwerking met de patiënt/zorgprofessional en andere zorgaanbieders in de regio opzoeken kunnen wel eens de “winners” van de toekomst zijn. Toon als ziekenhuis(bestuurder) leiderschap, verruim uw ambitie en probeer in 2018 en 2019 het VIPP programma zo uit te voeren dat er echt stappen worden gezet richting een PGO en het delen van data en informatie-uitwisseling tussen patiënt en professional. Doe de 30 seconden VIPP-test!

Door: Jan de Boer, WeDoTrust.